Fallstudie, 2026
Unser zweites Produkt. Ein Cloud-Register für das Equipment, das ein Unternehmen besitzt und wiederverwendet — Kameras, Laptops, Schreibtische, Musterkoffer. Die Tabelle, die du schon führst, rein; die KI räumt sie auf, und jedes Teil bekommt ein QR-Label, eine Ausleih-Historie und einen Platz in der jährlichen Inventur.
Teams, denen ihr Equipment gehört — Produktionsstudios, Büros, Showrooms — führen es in einer Tabelle, der niemand traut. Wer hat den zweiten Kamerabody? Ist der Beamer vom Kundentermin zurück? Lagersoftware ist für Ware gebaut, die verkauft wird, und Enterprise-Asset-Management ist im Preis und im Zuschnitt für jemanden gemacht, der zehnmal größer ist.
Stokee Inventory — ein Register auf Next.js und Supabase, mit einem KI-Import auf der Claude API, der jede bestehende Equipment-Liste liest, QR-Labels und Scannen auf dem Smartphone, das das Team schon hat, Aus- und Rückgabe mit Zustand bei Rückgabe, einer Inventur mit eingefrorenem Snapshot und einer Jobs-Ebene, die Equipment für ein Zeitfenster reserviert und überschneidende Buchungen blockiert.
Stokee Warehouse Management ist für Ware gebaut, die durch einen Betrieb fließt: Sie kommt rein, wird kommissioniert und geht zur Kundschaft. Beim Bauen sind wir immer wieder Teams mit dem umgekehrten Problem begegnet. Ein Produktionsstudio verkauft seine Kameras nicht. Ein Büro verkauft seine Laptops nicht. Eine Marke verkauft weder ihre Musterkoffer noch ihren Messestand. Dieses Equipment geht raus, wird benutzt und kommt zurück — und die Frage ist nie „wie viele sind noch da”, sondern „wo ist es, wer hat es, und in welchem Zustand ist es”.
Diese Teams haben mit einer Tabelle gearbeitet. Manchmal mit einer sehr guten — aber mit einer, die veraltet ist, sobald jemand ein Objektiv zum Dreh mitnimmt, ohne die Zeile anzupassen. Die Tools eine Stufe darüber waren entweder ein verkapptes WMS oder eine Enterprise-Asset-Management-Suite mit angehängtem Einführungsprojekt. Stokee Inventory ist die Stufe dazwischen: einen Schritt über der Tabelle, deutlich unter der Enterprise-Suite.
Stokee Inventory ist ein Cloud-Register für Equipment, das ein Unternehmen besitzt und behält. Jedes Teil bekommt eine lesbare ID pro Kategorie (CAM-001, LAP-004), einen Platz in einer verschachtelten Standortstruktur — Gebäude, Räume, Regale, Fahrzeuge — und ein QR-Label, gedruckt als Bogen oder auf einem Thermo-Etikettendrucker. Scannen zum Ausgeben, scannen zum Zurücknehmen, Zustand bei Rückgabe erfassen — und die vollständige Bewegungshistorie ist da, wenn jemand fragt. Einmal im Jahr läuft die Inventur gegen einen eingefrorenen Snapshot, über so viele Sitzungen und Personen wie nötig. Die Pläne unterscheiden sich nur in den Nutzungsgrenzen — jedes Feature ist in jedem Plan, und niemand zahlt pro Nutzer:in.
Die größte Hürde bei jedem Register ist, das komplette Inventar von Hand abzutippen. Also haben wir niemanden darum gebeten. CSV oder Excel reinziehen — oder einen Bereich direkt aus Google Sheets einfügen — und ein Import auf der Claude API erkennt, was jede Spalte bedeutet: Name, Kategorie, Standort, Zustand, Wert, Seriennummer, Kaufdatum. Er entfernt Währungssymbole, korrigiert Dezimaltrenner, ordnet Freitext-Zustände wie „gebraucht, ok” einem der fünf Zustandswerte von Stokee zu und macht aus jeder Spalte, die er nicht kennt, ein eigenes Feld, statt sie wegzuwerfen.
Zwei Details zählen mehr, als sie aussehen. Eine Zeile wie „Stativ — Menge 5” wird zu fünf einzelnen Assets, weil jedes sein eigenes QR-Label und seine eigene Historie braucht. Und die KI übersetzt nie die Daten der Kundschaft: Eine deutsche Equipment-Liste bleibt deutsch. Wo die Datei wirklich mehrdeutig ist, stellt die KI bis zu drei Rückfragen direkt im Dialog und zeigt dann jedes vorgeschlagene Asset zur Prüfung, bevor irgendetwas angelegt wird — und ein ganzer Import lässt sich in einem Schritt rückgängig machen.
Equipment-Tracking funktioniert nur, wenn das Aktualisieren schneller geht als das Nicht-Aktualisieren. Jedes Asset bekommt einen QR-Code, druckbar als Etikettenbogen oder exportiert für einen Thermodrucker. Gescannt wird im Browser auf dem Smartphone, das das Team ohnehin dabeihat — keine App zu installieren, kein Scanner zu kaufen. Scannen zum Ausgeben gegen eine Packliste, scannen zum Zurücknehmen, Schäden gleich dabei markieren.
Eine Jahresinventur passiert nie in einem Rutsch. Stokee Inventory friert einen Snapshot dessen ein, was da sein sollte, und lässt dann mehrere Personen über mehrere Tage daran arbeiten — der Fortschritt speichert sich automatisch, der Umfang kann ein einzelner Standort oder eine Kategorie sein, und das Ergebnis lässt sich exportieren.
Für Teams, deren Equipment für einen bestimmten Job und ein Zeitfenster rausgeht — ein Dreh, ein Büroumzug, die Ausstattung neuer Kolleg:innen — gibt es eine Jobs-Ebene. Equipment wird für das Zeitfenster reserviert, überschneidende Buchungen werden blockiert, und ein Kalender zeigt die Woche nach Job, nach Equipment oder nach Crew. Zuweisungen landen im Google Kalender der Crew, damit der Dreh dort auftaucht, wo sie ihren Tag ohnehin planen. Jobs kostet in keinem Plan etwas extra; Teams, die nur ein Register brauchen, können diese Seite der App einfach ignorieren.
Stokee Inventory teilt Design-System, Tonalität und einen Großteil der Engineering-Disziplin mit Stokee Warehouse Management — bewusst, damit sich beide Produkte wie eine Familie anfühlen und trotzdem unterschiedliche Probleme lösen. Die App läuft auf Next.js und React, durchgängig in TypeScript, mit einer ShadCN-basierten Oberfläche. Supabase in der EU (Irland) übernimmt Postgres, Row-Level-Security, Authentifizierung und Storage. Stripe macht das Billing, Mailgun verschickt E-Mails, und fünf Rollen — Owner, Admin, Manager, User, Viewer — regeln, wer importieren, bearbeiten oder nur ansehen darf. Das ganze Produkt gibt es auf Englisch, Deutsch, Tschechisch und Slowakisch, und jede Person wählt ihre eigene Sprache.
Ein zweites Produkt, gebaut auf der Lektion des ersten: Die Software, die kleine Teams bekommen, muss keine abgespeckte Version dessen sein, was große Teams bekommen. Stokee Inventory nimmt die Tabelle, die ein Team seit Jahren pflegt, macht daraus in Minuten ein Live-Register und stellt sich dann nicht in den Weg — ein Label auf jedem Teil, ein Scan bei jeder Übergabe, eine Historie, die niemand rekonstruieren muss.
Das Produkt steht live unter inv.stokee.net.
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